個人情報保護規則
個人情報保護規則
（平成16年9月21日規程第8号）
目次
第１章 総則（第1条・第2条）
第２章 個人情報の取扱い（第3条～第12条）
第３章 個人情報ファイル（第13条・第14条）
第４章 開示、訂正及び利用停止
第１節 開示（第15条～第25条）
第２節 訂正（第26条～第31条）
第３節 利用停止（第32条～第36条）
第４節 異議の申出（第37条）
第５章 雑則（第38条・第39条）
附則
第1章 総則
（目的）
第1条 この規則は、社会福祉法人豊田市社会福祉協議会（以下「本会」という。）において個人情報の利用が拡大していることにかんがみ、本会における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、本会の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。
（定義）
第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
（1） 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
ア 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の項目（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
イ 個人識別符号が含まれるもの
（2） 個人識別符号 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第2条第2項に規定する個人識別符号をいう。
（3） 要配慮個人情報 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する記述等が含まれる個人情報であって、次のいずれかを内容とする記述等（本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。）とする。
ア 次のいずれかの障害があること。
（ア） 身体障害者福祉法（昭和24年法律第283号）別表に掲げる身体上の障害
（イ） 知的障害者福祉法（昭和35年法律第37号）にいう知的障害
（ウ） 精神保健及び精神障害者福祉に関する法律（昭和25年法律第123号）にいう精神障害（発達障害者支援法（平成16年法律第167号）第2条第2項に規定する発達障害を含み、イに掲げるものを除く。）
（エ） 治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律（平成17年法律第123号）第4条第1項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の厚生労働大臣が定める程度であるもの
イ 本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者（次号において「医師等」という。）により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査（同号において「健康診断等」という。）の結果
ウ 健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。
エ 本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。
オ 本人を少年法（昭和23年法律第168号）第3条第1項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。
（4） 保有個人情報 本会の職員（役員を含む。以下同じ。）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、当該職員が組織的に利用するものとして、本会が保有しているものをいう。ただし、文書（本会の情報公開規則（平成13年規程第3号）第2条に規定する文書をいう。以下同じ。）に記録されているものに限る。
（5）個人情報ファイル 保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ アに掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等又は個人識別符号により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
（6）本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
第2章 個人情報の取扱い
（個人情報の保有の制限等）
第3条 本会は、個人情報を保有するに当たっては、本会が行う事務又は事業を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
２ 本会は、前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という。）の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有してはならない。
３ 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
（信条等に関する個人情報の保有の禁止）
第4条 信条及社会的身分に関する個人情報については、保有してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
（1）法令に基づくとき。
（2）前号に掲げる場合のほか、利用目的を達成するために当該個人情報が必要であり、かつ、欠くことができないとき。
（個人情報の適正な取得）
第5条 本会は、個人情報を取得するときは、適法かつ適正な手段によりこれを取得しなければならない。
（利用目的の明示）
第6条 本会は、本人から直接書面（電磁的記録を含む。）に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
（1）人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
（2）利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
（3）利用目的を本人に明示することにより、事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（4）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
（正確性の確保）
第7条 本会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
（安全確保の措置）
第8条 本会は、保有個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
２ 本会は、個人情報の取扱いを委託するに当たっては、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
（従事者の義務）
第9条 個人情報の取扱いに従事する職員又は職員であった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
（利用及び提供の制限）
第10条 本会は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
（1）本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。
（2）法令の定める所掌事務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
（3）国、独立行政法人等（独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第59号）第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。）又は地方公共団体に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令又は条例の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
(4) 専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき。
（5）本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき。
（6）前各号に掲げる場合のほか、公益上の必要その他の保有個人情報を提供することについて特別の理由があると認めるとき。
３ 前項の規定は、保有個人情報の利用又は提供を制限する他の法令の規定の適用を妨げるものではない。
（保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求）
第11条 本会は、前条第2項第3号から第6号までの規定に基づき、保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、保有個人情報の提供を受ける者に対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。
（電子計算機の結合の禁止）
第12条 本会以外のものとの間で、通信回線を用いて、個人情報を処理する電子計算機の結合（次項において「電子計算機の結合」という。）を行ってはならない。
２ 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、電子計算機の結合を行うことができる。
（1）法令に基づくとき。
（2）前号に掲げる場合のほか、公益上の必要があり、かつ、個人の権利利益が侵害されないよう必要な措置が講じられているとき。
第3章 個人情報ファイル
（個人情報ファイルの保有等に関する事前の登録）
第13条 本会が個人情報ファイルを保有しようとするときは、次に掲げる事項を個人情報ファイル簿（様式第１号）に登録しなければならない。登録した事項を変更しようとするときも、同様とする。
（1）個人情報ファイルの名称
（2）個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称
（3）個人情報ファイルの利用目的
（4）個人情報ファイルに記録される項目（以下この章において「記録項目」という。）及び本人（他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。次項第7号において同じ。）として個人情報ファイルに記録される個人の範囲（以下この章において「記録範囲」という。）
（5）個人情報ファイルに記録される個人情報（以下この章において「記録情報」という。）に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨
（6）記録情報の収集方法
（7）記録情報を本会以外の者に経常的に提供する場合には、その提供先
２ 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
（1）本会の職員又は職員であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（本会の職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。）
（2）専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル
（3）前項の規定による登録に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該届出に係るこれらの事項の範囲内のもの
（4）１年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル
（5）資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの
（6）職員が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの
（7）本人の数が500に満たない個人情報ファイル
（8）その他個人情報ファイル簿に登録することにより事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると本会が定める個人情報ファイル
３ 本会は、第1項に規定する事項を届け出た個人情報ファイルについて、その保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが前項第7号に該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイル簿を抹消しなければならない。
（個人情報ファイル簿の閲覧）
第14条 本会は、前条第１項の規定により登録した個人情報ファイル簿を一般の閲覧に供しなければならない。
第4章 開示、訂正及び利用停止
第1節 開示
（開示申出）
第15条 何人も、この規則の定めるところにより、本会に対し、その保有する自己を本人とする保有個人情報の開示を申し出ることができる。
２ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による開示の申出（以下「開示申出」という。）をすることができる。
（開示申出の手続）
第16条 開示申出は、個人情報開示申出書（様式第2号）を本会に提出してしなければならない。
２ 前項の場合において、開示申出をする者は、本会が定めるところにより、開示申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第2項の規定による開示申出にあっては、開示申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること）を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。
３ 本会は、開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示申出をした者（以下「開示申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、本会は、開示申出者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
（保有個人情報の開示）
第17条 本会は、開示申出があったときは、開示申出に係る保有個人情報に次の各号に掲げる情報（以下「不開示情報」という。）のいずれかが含まれている場合を除き、開示申出者に対し、当該保有個人情報を開示するものとする。
（1） 開示申出者（第15条第2項の規定により未成年者又は成年被後見人の法定代理人が本人に代わって開示申出をする場合にあっては、当該本人をいう。次号及び第3号並びに次条第2項において同じ。）の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報
（2） 開示申出者以外の個人に関する情報（事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。）であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により開示申出者以外の特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することにより、開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）若しくは個人識別符号が含まれるもの又は開示申出者以外の特定の個人を識別することはできないが、開示することにより、なお開示申出者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし、次に掲げる情報を除く。
ア 法令の規定により又は慣行として開示申出者が知ることができ、又は知ることが予定されている情報
イ 人の生命、健康、生活、財産又は環境を保護するため、開示することが必要であると認められる情報
ウ 当該個人が本会の職員、公務員等（国家公務員法（昭和22年法律第120号）第2条第1項に規定する国家公務員（独立行政法人通則法（平成11年法律第103号）第2条第4項に規定する行政執行法人の役員及び職員を除く。）、独立行政法人等の役員及び職員並びに地方公務員法（昭和25年法律第261号）第2条に規定する地方公務員をいう。）である場合において、当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは、当該情報のうち、当該本会の職員及び公務員等の職名及び氏名並びに当該職務遂行の内容に係る部分であって、開示することにより、当該本会の職員及び公務員等の権利利益が不当に害されるおそれがないと認められるもの
(3) 法人その他の団体（本会、国、独立行政法人等及び地方公共団体を除く。以下この号において「法人等」という。）に関する情報又は開示申出者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって、次に掲げるもの。ただし、人の生命、健康、生活、財産又は環境を保護するため、開示することが必要であると認められる情報を除く。
ア 開示することにより、当該法人等又は当該個人の権利、競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの
イ 本会の要請を受けて、開示しないとの条件で任意に提供されたものであって、法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質、当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの
（4）開示することにより、人の生命、健康、生活、財産又は社会的な地位の保護、犯罪の予防、犯罪の捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が生ずるおそれがある情報
（5）本会並びに国、独立行政法人等及び地方公共団体の内部又は相互間における審議、検討又は協議に関する情報であって、開示することにより、率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ、不当に市民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの
（6）本会又は国、独立行政法人等若しくは地方公共団体が行う事務又は事業に関する情報であって、開示することにより、次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの
ア 監査、検査、取締り、試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し、正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし、若しくはその発見を困難にするおそれ
イ 契約、交渉又は争訟に係る事務に関し、市又は国、独立行政法人等若しくは他の地方公共団体の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ
ウ 調査研究に係る事務に関し、その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ
エ 人事管理に係る事務に関し、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ
（7）法令の規定により、又は本会が法令の規定により従う義務のある主務大臣その他国又は地方公共団体の機関の指示により、開示することができないと認められる情報
（部分開示）
第18条 本会は、開示申出に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示申出者に対し、当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。
２ 開示申出に係る保有個人情報に前条第2号の情報（開示申出者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。）が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示申出者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等及び個人識別符号の部分を除くことにより、開示しても、開示申出者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。
（裁量的開示）
第19条 本会は、開示申出に係る保有個人情報に不開示情報（第17条第7号に規定する情報を除く。）が含まれている場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示申出者に対し、当該保有個人情報を開示することができる。
（保有個人情報の存否に関する情報）
第20条 開示申出に対し、当該開示申出に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、本会は、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示申出を拒否することができる。
（開示申出の拒否）
第21条 本会は、開示申出が不当な目的によることが明らかなとき、又は保有個人情報の開示により知り得た情報を不当な目的に使用されるおそれがあることその他の当該開示申出を拒否するに足りる相当な理由があると認めるときは、当該開示申出を拒否することができる。
（開示申出に対する措置）
第22条 本会は、開示申出に係る保有個人情報の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、開示申出者に対し、個人情報開示決定通知書（様式第3号）により通知しなければならない。
２ 本会は、開示申出に係る保有個人情報の全部を開示しないとき（第20条及び前条の規定により開示申出を拒否するとき、及び開示申出に係る保有個人情報を保有していないときを含む。）は、開示をしない旨の決定をし、開示申出者に対し、その旨を個人情報不開示決定通知書（様式第4号）により通知しなければならない。
（開示決定等の期限）
第23条 前条各項の決定（以下「開示決定等」という。）は、開示申出があった日から起算して15日以内にしなければならない。ただし、第16条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定にかかわらず、本会は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を当該期間の満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長することができる。この場合において、本会は、開示申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
（開示の実施）
第24条 保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が、文書又は図画に記録されているときは閲覧又は写しの交付により、電磁的記録に記録されているときは本会が定める方法により行う。ただし、閲覧の方法による保有個人情報の開示にあっては、本会は、当該保有個人情報が記録されている文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるとき、第18条の規定により保有個人情報の一部を開示するとき、その他正当な理由があるときは、その写しにより、これを行うことができる。
２ 前項の規定による保有個人情報の開示は、本会が第22条第1項の規定による通知の際に指定する日時及び場所で行うものとする。
３ 第16条第2項の規定は、保有個人情報の開示を受ける者について準用する。
（費用負担）
第25条 前条第1項の規定により文書の写しの交付を受ける者は、当該写しの作成及び送付に要する費用の範囲内で本会が定める額を負担しなければならない。
第2節 訂正
（訂正申出）
第26条 何人も、自己を本人とする保有個人情報（次に掲げるものに限る。第32条第1項において同じ。）の内容が事実でないと思料するときは、この規則の定めるところにより、当該保有個人情報の訂正（追加又は削除を含む。以下同じ。）を申し出ることができる。ただし、当該保有個人情報の訂正に関して他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、この限りでない。
（1）開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報
（2）開示決定に係る保有個人情報であって、他の法令の規定により開示を受けたもの
２ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による訂正の申出（以下「訂正申出」という。）をすることができる。
３ 訂正申出は、保有個人情報の開示を受けた日の翌日から起算して90日以内にしなければならない。
（訂正申出の手続）
第27条 訂正申出は、訂正申出書を本会に提出してしなければならない。
２ 訂正申出をしようとする者は、当該訂正申出の内容が事実に合致することを証明する資料を提示し、又は提出しなければならない。
３ 第1項の場合において、訂正申出をする者は、本会が定めるところにより、訂正申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第2項の規定による訂正申出にあっては、訂正申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること）を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。
４ 本会は、訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正申出をした者（以下「訂正申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（保有個人情報の訂正）
第28条 本会は、訂正申出があった場合において、当該訂正申出に理由があると認めるときは、当該訂正申出に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正をするものとする。
（訂正申出に対する措置）
第29条 本会は、訂正申出に係る保有個人情報の訂正をするときは、その旨の決定をし、訂正申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
２ 本会は、訂正申出に係る保有個人情報の訂正をしないときは、その旨の決定をし、訂正申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
（訂正決定等の期限）
第30条 前条各項の決定（以下「訂正決定等」という。）は、訂正申出があった日から起算して30日以内にしなければならない。ただし、第27条第4項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定にかかわらず、本会は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を当該期間の満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長することができる。この場合において、本会は、訂正申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
（保有個人情報の提供先への通知）
第31条 本会は、第29条第1項の決定（以下「訂正決定」という。）に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。
第3節 利用停止
（利用停止申出）
第32条 何人も、自己を本人とする保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは、この規則の定めるところにより、当該各号に定める措置を申し出ることができる。ただし、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止（以下「利用停止」という。）に関して他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、この限りでない。
（1）当該保有個人情報を保有する本会により適法に取得されたものでないとき、第3条第2項の規定に違反して保有されているとき、又は第10条第1項及び第2項の規定に違反して利用されているとき 当該保有個人情報の利用の停止又は消去
（2）第10条第1項及び第2項の規定に違反して提供されているとき 当該保有個人情報の提供の停止
２ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による利用停止の申出（以下「利用停止申出」という。）をすることができる。
３ 利用停止申出は、保有個人情報の開示を受けた日の翌日から起算して90日以内にしなければならない。
（利用停止申出の手続）
第33条 利用停止申出は、利用停止申出書を提出してしなければならない。
２ 前項の場合において、利用停止申出をする者は、本会が定めるところにより、利用停止申出に係る保有個人情報の本人であること（前条第2項の規定による利用停止申出にあっては、利用停止申出に係る保有個人情報の本人の法定代理人であること）を示す書類を提示し、又は提出しなければならない。
３ 本会は、利用停止申出書に形式上の不備があると認めるときは、利用停止申出をした者（以下「利用停止申出者」という。）に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
（保有個人情報の利用停止）
第34条 本会は、利用停止申出があった場合において、当該利用停止申出に理由があると認めるときは、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をするものとする。ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
（利用停止申出に対する措置）
第35条 本会は、利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をするときは、その旨の決定をし、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
２ 本会は、利用停止申出に係る保有個人情報の利用停止をしないときは、その旨の決定をし、利用停止申出者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。
（利用停止決定等の期限）
第36条 前条各項の決定（以下「利用停止決定等」という。）は、利用停止申出があった日から起算して30日以内にしなければならない。ただし、第33条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
２ 前項の規定にかかわらず、本会は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を当該期間の満了する日の翌日から起算して30日を限度として延長することができる。この場合において、本会は、利用停止申出者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
第4節 異議の申出
（異議の申出）
第37条 開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について不服のある者は、当該決定等を知った日の翌日から起算して60日以内に、本会に対して書面により異議の申出をすることができる。
第5章 雑則
（苦情処理）
第38条 本会は、本会における個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
（委任）
第39条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附 則
この規程は、平成16年10月1日から施行する。
附 則（平成20年3月19日規程第2号）
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附 則（平成30年6月1日規程第47号）
この規程は、平成30年6月1日から施行する。
附 則（令和3年6月1日規程第41号）
この規程は、令和3年6月1日から施行する。